在应用文的考察中，很重要的一点是需要同学们做到格式的正确。因为应用文的写作主要分为两大类—书信和通知，所以无论是书信还是通知都要求我们同学做到格式上的正确，格式出现错误会直接导致作文分数掉到三档的分数区间，这篇文章就向同学们重点说明我们书信的正确格式应当如何，从而避免考试时出现错误。

首先，在称呼的问题上，同学们需要在行左对齐的位置写成“Dear XXX,”的形式，而其中的“XXX”如何填写就取决于题干中的收信人是谁。确定收信人时，我们可以分为两种情况。种，题干中明确要求的，比如说2011年英语二的题干：

(2011年英语二)

Suppose your cousin Zhang Wei has just been admitted to a university. Write him/her a letter to…

我们的题干中明确了是写给Zhang Wei在书写时就可以直接写作“Dear Zhang Wei,”(不要忘记名字后的逗号)。总结如下：

(1)知道“姓名”：Dear Bob, / Dear Li Ming, / …

(2)知道“职位”：Dear Professor, / Dear Manager, / Dear Professor Smith, / …

(3)知道“关系”：Dear Friend, / Dear Classmates, / …

第二种，没有明确收信人的情况，不知道收信人是谁时，称呼可用Dear Sir or Madam, / To Whom It May Concern,

其次，书信内容部分的写作格式简单易记，只需要同学们在书写时注意写成三段论的形式，每个段落的开头需要缩进四个字母，其次一定要在书写时注意大小写和字迹的工整清晰。

较后，结尾的部分需要写礼貌用语和署名，其中礼貌用语建议用Yours sincerely或Sincerely yours，需要注意礼貌用语后面用逗号，如“Yours sincerely,”。然而在署名后不加标点，姓与名中间有空格，如Li Ming，通常情况下署名都是“Li Ming”，但是在审题时同学们也要注意署名部分的审题。

下面是为大家总结的范文格式供同学们参考：

Dear Bob,

I am writing this letter to express my apology to you.

Several days ago, I borrowed your music CD when I lived in your house. Unfortunately, after I came back from Canada, I found it in my luggage. I was in such a hurry that I forgot to return it to you. I will send it to you by post or express as soon as possible. If necessary, I will compensate for any trouble it may cause.

Once again, I feel so sorry for any inconvenience caused. Please accept my apologies.

Sincerely yours,

Li Ming