如何编码HR必知实用编码技巧

来源：重庆渊大教育时间：2021/11/10 16:22:33

提到编码，这方面的知识太小众了，但在人力资源工作中也是广泛应用的。对于一些公司，这小众的知识能给我们带来很大的便利。今天小编就来跟大家分享一些实用的编码技巧，一起来看看吧!

人力资源部门用到的编码，通常有：文件发文字号、表单编号、员工编号、岗位编号、劳动合同编号、档案编号等。对于编码规则，都是在考虑目的性和功能性方面来设定的。
一、文件发文字号
在我写的前面的文章中有介绍，本篇不再讲解。
二、表单编号
这里所说的表单，主要是工作中常用到的各种表格等，对于此类的编号，前面的文章中一句带过，是建议有独立的编号。表单编号建议体现部门和顺序号即可，如HR-FORM-0001，HR代表部门，FORM代表表单，顺序号用四位的数字表示，从1开始，不足四位的用0补足。所有表单无论属于哪个文件的附件，按照公布的时间早晚顺序编号，表单修改后文件的版本版次变动，表单的编号是一直不变的。
三、员工编号
有HR会说，我们公司要员工编号没有用?在这里我明确告诉你，错，大错特错。哪怕公司没有要求做员工编号，人力资源部门也要为每一位员工编号。员工编号至少有一项作用是哪个公司也少不了的，那就是作为值进行检索，也是识别作用。公司员工有可能重名，用身份证区分的话，号码太长，此时员工编号的识别作用就发挥出来了。
下面谈几种员工编号的编号规则：
(一)较简单的编号
这种情况绝大多数是在部门内部应用，所以编码规则相对简单，能作为值即可。如公司简称为HY，顺序号为5位顺序号，不足5位用虚数0补足，这样员工编号可以编为HY00001，依次向后编号，一人一号。甚至我们可以直接用00001来表示员工编号。
优点：便于维护，便于综合信息检索
缺点：无
(二)体现入职日期的员工编号
如20170104001，代表8位入职日期和3位顺序号。员工入职后按照入职日期和当天的入职顺序进行编号。也可以编写6位入职日期，如170104001，或者再带上公司简称的编号，如HY20170104001，HY170104001。
优点：便于维护，便于综合信息检索
缺点：无
(三)体现部门、职级、岗位等信息的员工编号
这种可以和以上两种任意组合，如HR代表人力资源部，员工编号可以编为HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同样道理，把职级和岗位用数字或字母代表，和上面规则任意组合即可，不再详细讲解。
优点：员工编号可以体现出部门、岗位、职级等信息
缺点：员工编号需要维护，不能形成值，尤其公司人越多、人员流动性越大、人员调动情况赵多，维护的工作量就越大。而且这种编码规则不利于综合信息检索。
综上，如果公司无硬性要求，建议采用前两种编码规则。公司有强制要求体现部门、职级、岗位等信息的，建议人力资源部内部也有一套采用前两种的编码规则，以便于进行综合信息检索。

人力资源部门用到的编码，通常有：文件发文字号、表单编号、员工编号、岗位编号、劳动合同编号、档案编号等。对于编码规则，都是在考虑目的性和功能性方面来设定的。

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